Что нельзя менять в рабочих Google таблицах? Правила для работы с Google Таблицами (для сотрудников)

Что нельзя менять в рабочих таблицах?

Рабочие таблицы - это те таблицы, где владельцем являетесь не вы, а вам предоставили туда просто доступ для совместной работы, для выполнения какого-то задания или просто для ознакомления.

Итак, что же нельзя менять в таких таблицах:

Название самой таблицы

Нельзя менять название самой таблицы, название листов и название столбцов, то есть менять шапку таблицы. То есть, первая строка или первые 2 строки содержат информацию о том, что нужно заполнять в каждый столбец. Соответственно, в этих ячейках вы тоже ничего менять не можете.

Порядок столбцов, строк, листов

Нельзя менять порядок столбцов, строк, листов, нельзя скрывать и группировать строки и столбцы, и нельзя откреплять строки и столбцы. Что значит: менять порядок столбцов? Столбцы идут в определенной последовательности. И вам может показаться, что один столбец находится от другого очень далеко. И почему бы мне не сблизить их, передвинув этот столбец вот сюда. Этого делать категорически нельзя. Столбцы должны находится в том порядке, в котором они находятся, и только в таком. Порядок строк аналогично. И любое их перемещение приведет к сбою в бизнес-процессах.

Порядок листов

Нельзя менять порядок листов. Делать это нежелательно. Потому что в начале стоят те листы, которые чаще всего используются в работе, и с которыми работает большее количество сотрудников. Поэтому, не стоит те листы, которые стоят в начале, переносить в конец. Все-таки здесь допускается перемещение листов, если вам это очень нужно. Но делается это в крайних случаях. Без необходимости листы мы не перемещаем.

Скрывать и группировать строки и столбцы

Нельзя скрывать и группировать строки и столбцы. Что имеется в виду? Вот здесь у нас уже сгруппированы строки. Когда я нажимаю на плюсик/минусик, они раскрываются. Это сгруппированные строки. Их может создавать только тот человек, который создавал таблицу. Если автор таблицы не вы, вы такие строки создавать не можете. Потому что в таких сгруппированных строках не действует поиск по таблице. Соответственно, если вы видите уже созданные вот такие плюсики, то вы можете ими пользоваться, и при необходимости скрывать/раскрывать эти списки. Но создавать новые сгруппированные строки вы не можете. 

Аналогично со скрытыми строками. Если строки скрыты и вам про них ничего не говорили в задании, значит там нет нужной для вас информации. Соответственно, вы их не раскрываете и сами какие-либо строки не скрываете. То есть, когда вы видите вот такие стрелочки, не трогайте их в таблице.

Уже готовые сгруппированные строки вы можете скрывать/раскрывать, если это вам нужно для работы. Но один важный момент. Если вы зашли в таблицу и на момент вашей работы какие-то строки были вот так вот раскрыты в список, то, скорее всего, кто-то с ними уже работает. Не нужно играть в догонялку с другим человеком.

Приспосабливаемся и работаем с раскрытыми строками. То же самое, если вы пришли в таблицу, и строки наоборот были вот так вот сгруппированы и закрыты в плюсик, но вы работаете внутри этих строк. Вы тут поработали, закончили работу, и когда вы выходите из таблицы, вы приводите ее в тот вид, в котором она была. То есть эти строки были скрыты, работа с ними закончена, - опять скройте их.

Откреплять строки и столбцы

Нельзя откреплять строки и столбцы. Что имеется в виду? Шапка таблицы - это первая или первые две строки закреплены. То есть, при прокручивании вниз шапка никуда не уходит и вы всегда знаете, что в какой столбец вносить. Если вы открепите строку, случайно или намеренно, то шапка будет уходить вверх, и будет неудобно работать ни вам, ни другим сотрудникам. Соответственно, если вы заметили, что открепилась шапка - зашли и сами закрепили то, что сломалось. Могут быть закреплены столбцы. Механизм аналогичный. То есть вы сами ничего нового не закрепляете и не открепляете.

Менять количество листов, строк, столбцов

Нельзя менять в рабочих гугл-таблицах количество листов, строк, столбцов. Нельзя удалять листы, нельзя создавать новые листы, нельзя удалять строки с информацией, нельзя удалять столбцы и нельзя добавлять столбцы и строки. Что имеется в виду? Листы, если они здесь созданы, значит они нужны для работы. Если этот лист не нужен вам, не значит, что он не нужен другим сотрудникам. Поэтому листы в таблице удалять нельзя. 
Нельзя создавать новые листы. Но если вам по задаче сказано создать новый лист, вы можете его создать. Потому что это прописано в задаче.

Нельзя удалять строки с информацией и нельзя удалять столбцы. Все столбцы и все строки для чего-то в таблице предназначены. Поэтому, ни в коем случае нельзя удалять ни как саму строку, ни информацию в ней. Если вы случайно что-то удалили, у вас всегда есть история изменений и всегда есть "Ctrl+Z". То есть, вернитесь назад и восстановите утерянную информацию. 

Если вы не помните, в каком месте что-то удалили, как можно скорее сообщите руководителю, тому, кто дал вам эту таблицу, о том что "Извините, я кажется что-то удалил в таблице". Потому что чем дальше идет работа в этой таблице, тем больше становится здесь изменений, и тем сложнее будет исправить эту ошибку, восстановить то, что удалено. Поэтому не замалчивайте, если вы удалили и не смогли восстановить. Как можно скорее сообщите об этом своему руководителю. 

И нельзя добавлять столбцы и строки. Если это не предусмотрено вашей задачей. То же самое касается строк. Между строками новые строки мы не добавляем.  Исключение - это если вам нужно добавить строки внизу таблицы. То есть, вы заполняете таблицу, строки закончились, и вам нужны новые. Тогда вы можете добавить пустые строки внизу таблицы. 

Форматирование текста

Следующее, что нельзя менять в рабочих таблицах - размер столбцов и строк и нельзя менять размер и форматирование шрифта. Что имеется в виду? Таблица пишется по умолчанию шрифтом Ariel 10, соответственно, этим шрифтом вы и заполняете все ячейки. 

Если информация копировалась с другого источника, и вы вместе с текстом принесли сюда элементы форматирования, то, пожалуйста, вручную убирайте и выставляйте тот шрифт, который и во всех других ячейках. 

Форматирование текста - имеется в виду, что если текст пишется обычным текстом; ни курсивом, ни подчеркнутым, не полужирным - он таким и должен быть во всех ячейках. То, что находится в шапке - это шапка. Заполнение таблицы идет без форматирования. 

Опять же, если у вас вставился текст из какого-то источника с форматированием вручную, уберите, чтобы он был единого вида. 

Часто вы можете увидеть, что текст подчеркнулся. Хотя это даже не ссылка. И здесь вы не видите кнопку, которая отменяет подчеркивание. То есть зачеркнутый можно отменить, а подчеркнутый - вы не знаете что делать. За это отвечает клавиша "Ctrl+U". 

Размер

Что имеется в виду под "размерами столбцов и строк"? Возможно вам кажется, что для работы вы захотите увидеть весь заголовок. Расширять какой-либо столбец нельзя. Ширина столбцов рассчитана на то, чтобы те люди, которые работают в следующих столбцах, видели больше информации. Для работы может понадобиться видеть и заголовок, и ссылку на видео, и ссылку на обложку, и все графы, например, для размещения в YouTube. 

А если вы по своему хотению какой-то столбец растянули неимоверно в бок, то другой человек не будет видеть все нужные ему столбцы. Поэтому ширину столбцов в рабочих таблицах вы не меняете. Для того, чтобы видеть текст, который вы не видите, можно просто встать в ячейку и увидеть его полностью. 

Опять же, если вам очень необходимо для ускорения какого-то процесса увеличить размер столбца, вы можете его растянуть. Но как только вы закончили работу - верните столбец в первоначальный вид. 

Что имеется в виду под высотой строки, что ее нельзя менять? Все строки у нас стоят по умолчанию – 21 пиксель. Или же стоит автоподбор. Когда вы вставляете текст, в котором, например, несколько абзацев, то строка автоматически растягивается. Такого в рабочих гугл-таблицах быть не должно. 

И часто я вижу ошибку, что начинают вот так вот вручную подгадывать какой же размер мне сократить, чтобы спрятать то, что она растянулась. Это грубейшая ошибка, так делать ни в коем случае нельзя. Это будет считаться невыполненной работой. 

Что вы можете сделать в ситуации, когда вы увидели, что у вас растянулась строка и стала шире, чем 21 пиксель? 

• первая ситуация - это когда у вас текст в один абзац, но он все равно растянул ячейку. Одно предложение, но оно очень длинное, не поместилось в ячейку и пошло на вторую строку. В такой ситуации, если у вас один абзац текста растянул ячейку, выбираете эту ячейку, вверху выбираете "Перенос текста" и выбираете "Обрезать текст". Эта ячейка стала нужного вам размера;
• если ситуация, что у вас несколько абзацев, несколько строк, то тогда вы выделяете строку, нажимаете правой клавишей мыши "Изменить размер строки", “задать высоту”, “21”, "Ок".

Все, только 2 варианта как вы можете менять высоту строки. Никаких ручных подгонов быть не может. 

Еще бывает ситуация, когда после текста у вас стоит пустой пробел. В такой ситуации не нужно делать авторазмер ячейки, авторазмер строки. Вы просто уберите лишний пустой пробел в начале строки. Уберите эту пустую строку. Пустых строк не должно быть. Про размеры мы с вами разобрались.

Цвет

Следующее, что нельзя менять в рабочих гугл-таблицах - цвет. Нельзя менять цвет листа, нельзя менять цвет ячейки, нельзя заливать ячейки цветами, не указанными в условных обозначениях и нельзя менять цвет шрифта, с установленного по умолчанию на другой. Нельзя менять цвет листа. 

Что имеется в виду?

Вот здесь, листы снизу есть цветная полоса. Если эта полоса присутствует, вы ни в коем случае цвет ее не меняете. Стоит звездочка. Потому что, если у вас в задаче прямым текстом написано "По завершении работы на этом листе поменять его цвет с такого-то на такой-то", в таком случае вы цвет меняете. Если в задаче не написано о том, что вы должны поменять цвет листа - вы ни в коем случае цвета листа не меняете. 

Второе - нельзя менять цвет ячейки. Шапка у нас раскрашена определенными цветами. Цвет не меняете. Ячейка окрашена в какой-то цвет. Вы сами ее не меняете. Ее покрасили не вы. Соответственно, вы не имеете права этот цвет убирать. 

Стоит звездочка. Опять же, часто в задачах у вас или в правилах, которые вы изучали, написано, что по завершению задачи подсветить ячейку таким-то цветом. При обнаружении ошибки подсветить таким-то цветом. Только в этих случаях, в тех ячейках, за которые вы отвечаете, которые вы заполняете для работы, вы можете менять цвет ячейки, в который нужно поменять. По условию задачи. По правилам, которые вы изучали. Ни в коем случае вы не заходите в те столбцы, где вы не работаете, где вы не вносите информацию. 

Что значит: нельзя заливать ячейки цветами, не указанными в условных обозначениях?

У вас в задачах будет прописано конкретно в какой цвет можно залить ячейку. Или в правилах это может быть указано. Также, в листе «условные обозначения» есть цвета для работы. И вы должны понимать, что когда человек видит этот цвет в доке, он именно соотносит его с вот этими значениями. Поэтому вы не выдумываете, какие-то свои обозначения, и не окрашиваете в те цвета, которые не оговорены. 

Нельзя менять цвет шрифта, с установленного по умолчанию на другой. Какие установлены? Текст шрифта у нас черный, ссылки синие.Не может быть такого, что у вас текст закрашен в синий, в оранжевый, в зеленый. Если вы скопировали текст из другого источника, и захватили, принесли его в таблицу его форматирование, а не просто текст. То вручную, опять же, вот здесь, удаляйте цвета, удаляйте жирное, удаляйте курсив, подчеркивание и так далее. 

Если ставите ячейку, и она стала просто текстом, то преобразуйте ее именно в ссылку. Это делается очень просто. В конце можете нажать пробел и оно станет ссылкой. Или "Ctrl+K", вставить в нижнюю графу ссылку, "Применить". Ссылка должна быть ссылкой, текст должен быть текстом. 

Доступы

Еще нельзя менять в ваших рабочих гугл-таблицах доступы. Нельзя менять доступы в таблицу. То есть давать и забирать доступ по ссылке. Удалять или добавлять редакторов. 

Что это значит? Если вам дали эту таблицу, то вы не можете самостоятельно дать себе доступ на еще одну почту, потому что вы то с этой работаете, то с этой. Все почты, на которые дается доступ, регистрируются у руководителя. И если он видит, что появился в доступах незнакомая почта, эта почта будет удаляться. 

То есть, вы работаете под той почтой, доступ на которую вам предоставили. Если вам нужен доступ на еще какую-то почту, вы непосредственно обращаетесь к тому человеку, который предоставлял вам таблицу для работы, и просите доступ на еще какую-то почту. То есть самостоятельно менять доступы вы не имеете права. 

Но если вы создали таблицу, и вы должны этот результат отдать кому-то, чтобы он увидел его, то не забудьте дать доступ на просмотр вашей таблицы. Или на редактирование, если это необходимо. Это тоже грубая ошибка, когда вы забываете давать доступы там, где их нужно давать.

Файлы

Нельзя удалять файлы на Google Диске рабочей почты. Если вам дали рабочую почту, и вы с этой почты создавали таблицы, документы и какие-то еще файлы, то вы не можете оттуда ничего удалять. Потому что тем самым вы можете забрать доступ в каким-то документам других людей. 

Все документы на Google Диске, Google Таблицы, Google Документы, презентации, формы, все они для совместного доступа. И когда вы удаляете их у себя, у других людей они тоже могут пропасть. Поэтому с рабочей почты и с рабочего диска вы ничего никогда не удаляете. Если нужно что-то удалить, вы всегда этот момент уточняете. 

И еще один момент, связанный с доступами. Это - запрашивать доступ через кнопку "Запросить доступ". Так делать нельзя. Запрос доступа приходит на почту владельца. 

Информация

Нельзя менять в гугл-таблицах  информацию. Нельзя удалять, изменять информацию в ячейках, которые не относятся к задаче, над которой вы работаете. Мы уже это проговаривали, когда говорили про цвет. Но то же самое касается и содержания ячейки. 

То есть если вы работаете, например, над размещениями обложек, вот ваши 4 столбца. В эти столбцы вы не смотрите, ничего в них не меняете. Если вы нашли какую-то ошибку, опечатку, то вы можете об этом сообщить, написать, например, примечание в ячейке, что тут что-то не так. Но собственноручно вы в принципе не имеете права ничего править в тех столбцах, за которые не несете ответственность. 

Есть всегда истории изменения таблицы. Всегда есть история изменения ячейки. Не думайте, что какие-то ваши изменения останутся незамеченными. Не нужно взваливать на себя груз ответственности за чужие ошибки. Не прикасайтесь к тем столбцам, тем ячейкам, которые не ваша обязанность, не ваша часть работы. 

Второй момент. Когда вы заполняете ячейку, вы должны заполнять ее по образцу. То есть, если вам проговорено, что дата пишется по определенному алгоритму, то есть у вас есть образец как записывается дата , то вы пишете дату ровно так, как это дано. Никаких своих, например, вместо точки - двоеточие, или запятая, или "/" вместо точки. 

То же самое касается времени, кода редактора и ссылка на YouTube. То есть ссылка на YouTube всегда короткая. Не из строки браузера, а из кнопочки "Поделиться" и "Копировать ссылку". То есть в правилах или в самой задаче у вас, как правило, даются образцы как что заполнять. И вы должны просто заполнять по шаблону. Ничего не выдумывать.

Ложная информация

И последний момент. Нельзя вносить в таблицу ложную информацию. Самый частый пример - это когда люди заранее что-то отмечают в таблице, рассчитывая, что сделают, например, 10 строк. Делают 8. А отмечены 10 строк. Это недопустимая ситуация. Она противоречит правилам. 

То есть, например, вы записали в таблицу, что видео снято сегодня, заранее. То есть вы такие «ага, я сегодня буду писать вот эти 5 роликов». И проставили себе сразу код. Но в итоге вы сняли только этот ролик и вот этот ролик. Или разместили только вот эту, вот эту статью. Или загрузили только это видео. Или добавили только  эту обложку. 

А в графе готовности, в графе ответственности, стоит как будто вы это сделали сегодня. В итоге возникает путаница. Когда здесь стоит дата, здесь нету ссылки. Или когда стоит одна дата, но размещали в совершенно в другую и в отчете что-то не сходится. 

Чтобы такого не возникало, или не делайте отметки заранее, или же помните, что вы отметили, и когда вы что-то не успели, заходите в док, и удаляйте. 

К этой же ошибке относится если вы наоборот, оставили ячейку пустой, хотя там должна стоять информация. Например, о том, кто заполнял ячейку или о дате размещения. Это тоже считается вводом в заблуждение и ложной информацией в таблице. То есть, отсутствие нужной информации - равно ложная информация. 

Здесь вы узнали, что нельзя изменять в рабочих Google Таблицах. Уточняю - в рабочих, в тех таблицах, которые вам кто-то дал. 

Те таблицы, которые вы создаете сами и пользуетесь ими только вы, вы можете делать все что угодно. Как только вы работаете с совместным документом - вы должны следовать правилам. 

Поэтому давайте повторим, что нельзя менять:

• нельзя менять название;
• нельзя менять порядок;
• нельзя менять количество;
• нельзя менять размеры; 
• нельзя менять цвета; 
• нельзя менять доступы; 
• нельзя менять информацию, вносить заведомо ложную или писать информацию не в том формате, в котором нужно писать. 

Вам может показаться, что информации очень много, и все эти моменты запомнить очень сложно. На самом деле момент всего лишь один. Запрещено все, что не разрешено. Если вы будете это помнить, то скорее всего ни один из этих пунктов у вас не получится нарушить. Поэтому когда вы работаете в совместных документах, просто четко следуйте инструкциям. Делайте точно по шаблонам. И в таком случае у вас получится вести продуктивную совместную работу со всей командой.