Как перевести сотрудников на удаленную работу из-за карантина?

Эффективное управление командой на удаленной работе - перевод сотрудников на работу из дома.                                           

• Как отправить офис на удаленку?
• Как сделать так, чтобы ваши сотрудники работали уже не в офисе, а на удаленке?
• Как правильно сделать и организовать дистанционную работу?

Я это сделал давно и, так как эта тема сейчас архиактуальна, я решил поделиться этим своим скилом, своим навыком, именно с вами. Итак, друзья, я давным-давно перевел свой практически весь офис на удаленку. И как кого отправить на удаленку легко, быстро, самое главное, без потерь эффективности?

Первое, кого вы можете сразу отравить на удалёнку – это, конечно же, своего личного помощника. Он знает все про вас, про ваши дела, он может вполне спокойно общаться с вами через ватсап, через телефон, через skype, через огромное количество месседжеров, которые есть. Поэтому личный помощник может при помощи систем, которые мы ниже разберем, вполне удачно, успешно и продуктивно, эффективно организовывать ваш рабочий день и распорядок.

Второе – это, конечно же, бухгалтер. Ну, я признаюсь честно: у меня не было и, наверное, не будет в ближайшем обозримом будущем бухгалтера в штате, где-нибудь в офисе, потому что есть бухгалтер вполне себе на удаленке, который решает все мои задачи, и, более того, я вам по секрету скажу, таких, как я, у этого бухгалтера как минимум сотня. Он прокачан. Он эффективен. Он быстро закрывает все налоги. Он быстро закрывает все документы, и поэтому это классно.

Третий пул людей или третий отдел, назовем так, которого запросто можно перевести на удаленку, - это, конечно же, отдел продаж. Отдел продаж любой компании, будь то большой магазин, будь то интернет-магазин, будь то это ваша компания, вполне возможно перевести на удаленку. И с развитием интернета, с широкополосным интернетом всё решается моментально при помощи SRM, при помощи тех программ, которые мы обсудим чуть ниже.

Следующий. Это, конечно же, юрист. Юрист вашей компании. Я не думаю, что у вас такие огромные компании. А если они есть, то что мешает вам общаться с вашим юристом либо попросить вашего юриста поработать удаленно, дома либо в другой стране, либо в другом городе. 

Еще один отдел, который можно запросто отправить на удаленку, - это весь, просто подчистую, весь маркетинг и айти. Я сам как маркетолог со стажем, который уже почти 15 лет в маркетинге, вам авторитетно заявляю: очень и очень классно работать на удаленке. Не надо огромного офиса, не надо огромных компьютеров. Всё работает хорошо, особенно с айти.

Айтишники есть, они привыкли к задачам, есть огромное количество программ: будь то srm, будь то trello, будь то любые task manager, и это всё отлично работает на удалёнке и только на удаленке. Потому что огромное количество людей, компаний на Западе, в Америке, уже давным-давно работают на удалёнке, и для них это не новость.

Следующий. Вы можете отправить сам офис. Я вам не открою секрета большого. Это такой секрет полишинеля, когда офис - это дорого, это престижно, но у меня была пара офисов, и я вам скажу честно: ничего, кроме собственной значимости. «Ты куда? Я в офис». Или там типа: «Встретимся в офисе». Да? Ничего не было.

Клиенты у меня в основном в разных странах, с других городов, да и те, которые были в городе, не приезжали. Мы очень часто встречались где-нибудь в кафе, в ресторане, за обедом, за ужином, но никак не в офисе. И, я думаю, что хорошая статья бюджета вашего будет сэкономлена, если вы отправите офис, физический офис на удаленку и сможете снять себе классный номер в отеле, где всё есть и вы там сделаете себе большой-большой кабинет, или где-нибудь отдельную квартиру.

Да-да-да, квартиру, мы уже практиковали несколько раз. Мы снимаем офис в другой стране, просто снимаем квартиру. Коммунальные дешевле в разы, интернет там сильнее. Не надо ни с кем договариваться. Всё предельно круто. Всё предельно ясно. Есть кухня, есть санузлы. Отличный вариант, особенно когда есть еще велопробежки, велодорожки, когда ваши сотрудники ездят, они могут спокойно помыться в душе, в качественном душе, и вполне себе, оставив велосипед на балконе, пойти домой.

Дальше.Ну, естественно, у нас с офисом на удаленке, когда мы его отправляем, отпадает огромное количество расходника, который был. Это вода, кофе, печеньки, уборщица, которой также надо платить деньги, чтобы она приходила и убирала. Друзья мои, итак, отправляем офис на удалёнку легко и непринужденно. 

Что делать, чтобы не потерять эффективность выполнения задач?

Потому что, если мы отправляем и личного помощника, и бухгалтера, и юриста, и маркетинг, и отдел продаж на удаленку, то потеря эффективности очень и очень может быть. Почему? Потому что мы должны будем поменять полностью систему контроля, систему мотивации.

Мы начинаем готовить, то есть мы реально готовимся к усилению контроля и отчетности. У нас будут дистанционные планёрки. У нас будут формы отчетов несколько другого плана. Потому что srm системы предполагают очень крутые отчеты, и не всем понравится. Мы чётко для себя понимаем, что на моей практике, в моем опыте 70 процентов ваших сотрудников не смогут эффективно работать в нынешней реальности.

Потому что работа на удалёнке - это самоорганизация, это самоконтроль, и очень тяжело оторвать жопу от дивана и прийти сесть за стол в 9 часов утра. Очень тяжело не прокрастинировать это все дело. И поэтому мы готовим замену заранее. Как бы это грубо ни звучало, но замена при переезде вашего офиса, ваших сотрудников в дистанционную работу напрямую готовим себе новый эйчар, новых людей, которые будут заниматься кадрами, и занимаемся кадрами прямо с завтрашнего утра. Вот сегодня вы это видео посмотрели и начинайте заниматься кадрами, потому что, кто бы вам что ни говорил, огромное количество ваших сотрудников просто физически не сможет перейти на удаленку и самоорганизоваться в силу своих привычек. Люди, и я в том числе, мы - рабы своих привычек.

И здесь важно для себя понимать, что, поменяв систему мотивации, поменяв систему контроля, когда ваши новые офисные сотрудники превращаются в бесконтрольных. Потому что дома либо где-нибудь на коворкинге они думают, что потеряли контроль. Но когда вы будете внедрять srm-систему, то всё станет на свои места и многих это не очень обрадует. Удаленная работа, удаленные сотрудники очень сильно способствуют тому, что вы гораздо осознаннее понимаете и видите результат деятельности каждого либо бездействие. То есть вы реально по отчетам будете видеть, и для вас откроется совершенно иной мир. Те сотрудники, которые были серыми мышками, могут открыться и сдать номер один. А те, которые успешно имитировали движение в офисе, могут просто не выдержать этой гонки. И вот я вам четко говорю, что вам гарантирована замена больше половины вашего состава. Больше половины. Это с гарантией.

Спустя два месяца удалёнки, когда офис приезжает на удалёнку, вам гарантировано будет: вы расстанетесь с половиной ваших сотрудников, и, заметьте, это будет именно ваше осознанное решение, потому что вы, я думаю, сумеете оценить действие и бездействие каждого сотрудника. Кто-то имитирует деятельность, а кто-то действительно делает. У кого-то, действительно, получается самоорганизоваться, а у кого-то - нет.

Важный момент: вам необходимо будет помочь некоторым сотрудникам, потому что, если у кого-то не совсем благоприятные жилищные условия и нет отдельной комнаты либо маленькие дети, сосредоточиться будет тяжело. В этом случае я рекомендую снять этому человеку отдельную, допустим, комнату либо коворкинг-офис, когда опять же в системе пандемии, эпидемии - будет лучше снять отдельную квартиру. Поверьте, это будет дешевле, намного дешевле. Особенно здесь, в наших реалиях. 

Что мы получаем в виде бонуса?

• Мы не подвергаем риску лишнего воздействия разных микробов, вирусов, ни себя, ни команду.

Мы начинаем мотивировать людей, потому что многие-многие хотят уйти и знаем, что они мало времени проводят с семьей. Дорога до работы у многих занимает очень и очень много времени. Когда человек едет к вам на работу 2 часа и обратно возвращается два часа, четыре часа своей жизни он проводит в дороге. А если мы умножим это на 5 рабочих дней, то получаем 20 часов, которые проведены в дороге, и это время можно эффективно использовать дома либо при почасовой оплате.

• Мы начинаем очень сильно прорабатывать системы мотивации и контроля.
• Мы вводим наконец-то и понимаем, что такое srm-система.

Я рекомендую Битрикс24. Есть огромное количество других srm-систем, но это большой-большой ежедневник для вашей компании и, естественно, когда вы начнете внедрять эту самую систему, вы получите результат действия либо бездействия отделов сотрудников, каждого отдельно взятого сотрудника за определенный промежуток времени. Это тоже большой-большой плюс.

• Когда мы вводим систему srm и мы на удаленке, то видим вклад каждого сотрудника в развитие вашей компании. Причем видим не только в процентном соотношении, а видим его реально, видим в графиках, во всех…

То есть мы можем сравнивать, и это очень и очень важно. Мы видим каждого, видим реальную картину вклада каждого в результат успехов, в результат победы.

• Ещё один бонус в том, что не все ваши конкуренты сумеют так быстро перестроиться, и не все знают такой классный лайфхак - как только вы начали перезжать на удалёнку, сразу открывайте и ищите новых сотрудников.

Вот с гарантией, половина сотрудников у вас отвалится, и именно вы как руководитель их и уволите. Что еще я хотел сказать? Вы приведете в порядок полностью всю вашу систему учета, контроля и мотивации.

• Вы наконец-то распишете, пропишете для каждого должностные инструкции:

1. Что он должен делать?
2. Кто его проверяет?
3. Как его замотивировать?

То есть у вас будет система учета, система контроля, система мотивации. Всё будет очень и очень классно. Ещё один бонус вы получите, если вы отдаете офис, свой отдел продаж на удаленку, то, соответственно, вы получите проработанные скрипты продаж и записи разговоров. Потому что без этого никак. Вы будете обязаны проверять разговоры ваших сотрудников, вашего отдела продаж, и вы уже, глядя, не слушая со стороны, а слушая диалог вашего сотрудника отдела продаж и вашего клиента, поймете все плюсы и минусы этого диалога.

• Вы реально самое главное - экономите.

Потому что вы экономите на аренде офиса, и гораздо проще эти самые деньги, которые вы будете экономить на аренде офиса, раздать в виде бонусов и премий вашим сотрудникам. Почему нет? Потому что здесь не только экономия. Если вы посчитаете экономию аренды офиса, плюс еще коммуналку, плюс еще обслуживающий персонал этого офиса, получится довольно вкусная-вкусная сумма.

Если вам что-то непонятно, обязательно пишите под этим видео, я вам обязательно помогу разобраться, и если вам было это полезно, друзья мои, ставьте лайк, делитесь видео с другими и пишите вопросы. С радостью поможем вам отправить офис на удаленку в нашей школе фриланса. Спасибо за внимание!